Мониторинг и контроль

Решения принимаются с целью решения проблем или улучшения ситуации. Всегда задавайте себе вопрос: что я хочу решить или чего я хочу добиться, принимая данное решение? Ставя перед собой определенные задачи и сравнивая их с полученными результатами, вы будете знать, нужно ли корректировать ваши предыдущие действия. Для облегчения координации бизнеса необходимо, чтобы краткосрочные цели согласовывались бы с долгосрочным планированием.

Ведение учета включает как физический, так и финансовый учет, что помогает эффективно анализировать деятельность. Надлежащий учет должен соответствовать трем критериям. Он должен иметь определенную цель, быть достаточно простым и современным, чтобы все необходимые действия можно было предпринять как можно раньше.

Для того чтобы получить представление о ситуации в молочном стаде и об аспектах, требующих принятия решений, существует ряд физических параметров для одновременного контроля и оценки ситуации. Все они косвенно связаны с рентабельностью производства, но оптимальный уровень каждого параметра зависит от законов, цен, стоимости труда, налогов, климатических условий и т. д. Соответственно, конечные цели разных молочных хозяйств будут разными и следующие показатели представлены нами, скорее, как общее руководство, чем конкретные рекомендации.

• Надой – Средняя продуктивность коровы за год является эффективным параметром для оценки уровня продуктивности стада. Большинство организаций по учету надоев отражают это как молочную продуктивность в течение первых 305 дней лактации. Соответственно, эта величина не отражает стада с низким воспроизводством или длинными интервалами между отелами. Она не точно отражает количество проданного молока на одну корову в год, а именно это является точным показателем валового дохода. Поэтому рекомендуется вести учет для каждой коровы отдельно на регулярной основе. Уровень продуктивности выше 8 000 кг на одну корову в год является сегодня обычным, но уже известны уровни продуктивности от 12 000 до 15 000 кг и выше.

• Интервал между отелами – Этот показатель отражает чистый результат всех решений, связанных с воспроизводством. Традиционно, желательный интервал между отелами составлял 365 дней. Многим производителям удалось увеличить этот период, и сегодня многие ставят перед собой задачу продлить этот интервал до 400 дней и больше. Однако без применения модифицированных гормонов (например бычьего соматотропина) интервалы между отелами свыше 400 дней не рекомендуются. Основная проблема, связанная с длинными интервалами между отелом, заключается в том, что молочная продуктивность коров постепенно снижается.

Другая проблема заключается в том, что вы не можете заранее знать форму лактационной кривой конкретной коровы, так как она меняется от одного лактационного периода к другому. Этот факт, как и то, что промежуток между осеменением и его результатом бывает очень длинным, увеличивает риск. Например, если вы решили увеличить интервал между отелами, вы сможете увидеть результат этого решения только через 280 дней после оплодотворения. Если вы впоследствии поняли, что это решение было неудачным, будет слишком поздно компенсировать дорогостоящие потери воспроизводства. Более длительные интервалы между отелами обычно приводят к снижению молочной продуктивности и повышению затрат на корма на единицу произведенного молока.

• Коэффициент выбраковки – Этот показатель отражает процент выбраковки коров из стада. Сюда следует включать только животных, не пригодных для молочного производства, а не тех, которые проданы другим фермерам. Обычно коэффициент выбраковки составляет от 25 до 35%. В стадах, в которых выкармливается каждый теленок, имеется достаточное количество первотелок, и фермер обычно не планирует увеличение поголовья. Сложно сказать, является ли такая политика однозначно правильной, так как может быть выгоднее продать некоторых из этих животных другим фермерам. Низкий коэффициент выбраковки может вызвать слишком много проблем, которые повлияют на общую рентабельность.

• Жир и белок – Большое значение имеет содержание жира и белка в молоке. В зависимости от региона и породы скота содержание жира варьируется от 3,9 до 5,5%, а содержание белка может быть свыше 3,6%. Низкое содержание жира часто связывают с рационами с низким содержанием клетчатки, а низкое содержание белка обычно считается следствием скармливания рационов с низким содержанием растворимых углеводов.

• Содержание соматических клеток и бактерий – Это тоже показатели качества молока. Наличие бактерий в молоке обычно связано с плохими санитарными условиями и недостаточным охлаждением и должно быть максимально низким (БактоСкан < 100 000). Содержание соматических клеток отражает состояние здоровья вымени, и повышение их количества в молоке означает наличие мастита. В стадах с контролируемым маститом содержание соматических клеток в молочном танке бывает ниже 100 000 клеток/мл.

• Возраст первотелок – Первотелки должны появляться на ферме, имея достаточный вес и рост при минимальных затратах. Первотелки, которые телятся слишком рано, будут иметь более низкую молочную продуктивность. Первотелки, которые телятся поздно, требуют больше затрат на выращивание. Оптимальным возрастом для первого отела обычно считается возраст 24–26 месяцев.

• Использование концентратов – Концентраты можно использовать для расчета затрат на концентраты для получения молока. Этот показатель отражает эффективность использования концентратов. На этот показатель влияют следующие факторы: качество кормов, потери кормов, уровень перекорма или недокорма, уровень молочной производительности и вес животных. Обычно этот показатель составляет 0,15–0,25. Если он равен 0,2, это означает, что для производства 5 кг молока требуется 1 кг концентратов.

• Учет трудовых затрат – Информация о количестве труда, затраченного на дойку, кормление, управление, выявление охоты и т.д., может использоваться частично для проверки эффективности путем сравнения количества труда, использованного для выполнения разных работ, с нормативными и общепринятыми показателями. Эта информация также крайне важна при планировании изменений и оценке потенциальных инвестиций. Обычно количество времени, затраченного на одну корову в год, составляет от 25 до 35 часов, причем последняя цифра характерна для небольших стад.

• Болезни и проблемы со стадом – Все эти случая фиксируются для каждого животного. Так, обязательно следует фиксировать следующие coбытия: случаи клинического и субклинического мастита, молочной лихорадки, кетоза, хромоты, ацидоза и т. д. Эта информация может впоследствии использоваться для принятия решений о воспроизводстве и выбраковке. Она также полезна для анализа затрат на производство и лечение.

Основной причиной ведения финансового учета, помимо обязательности подготовки отчетности для налоговых органов, является необходимость в информации о рентабельности молочного производства. Это позволит вам анализировать и выявлять экономически сильные и слабые аспекты. Это также позволит вам иметь необходимую информацию для пересмотра и подготовки бюджетных планов. Эта информация обычно составляется в форме отчета о прибылях и убытках и бухгалтерского баланса. Для подготовка этих отчетов за определенный период времени (например финансовый год, составляющий 12 месяцев) вам потребуется вести следующие учетные записи:

• Приходно-расходная кассовая книга – Она содержит информацию обо всех поступлениях и выбытиях и должна быть построена таким образом, чтобы все поступления и выбытия могли быть отнесены на конкретное предприятие.

• Книга дебиторской и кредиторской задолженности – Необходимо вести учет дебиторов и кредиторов и связанных с ними сумм и статей. Если эти суммы относятся к продажам и покупкам, осуществленным в течение данного финансового года, они должны относиться на счет прибылей и убытков. Если они относятся к прошлому или будущему финансовому году, они исключаются.

• Оценки – Доходы и расходы не дают полную картину стоимости производства и потребляемых факторов за текущий год даже после учета дебиторской и кредиторской задолженности. Также необходимо принимать во внимание сумму и стоимость потребляемых факторов (кормов, удобрений, химикатов, лекарств и т. д.) и запасов произведенной продукции (зерновых, скота и т. д.). Например, если стоимость запасов удобрений на конец года превышает их стоимость на начало года, то стоимость удобрений, использованных в течение года, была ниже связанных с ними затрат, и наоборот. Поэтому эти изменения должны включаться в отчет о прибылях и убытках, а запасы активов должны отражаться в бухгалтерском балансе. Следующие уровни финансового учета непосредственно связаны с производством. Они нужны для оценки и анализа деятельности конкретного предприятия (см. Анализ валовой маржи ниже). Примерами полезных учетных записей являются следующие:

• Финансовые результаты предприятия – Финансовые результаты каждого предприятия необходимо учитывать, так как они являются основными показателями рентабельности. Их изменения из года в год в значительной степени определяют изменения общего уровня прибыли хозяйства. Эти результаты также составляют основную часть расчета валовой маржи.

• Переменные затраты предприятия – Основными переменными затратами молочного хозяйства, подлежащими учету, являются затраты на концентратные корма, так как именно они существенно влияют на рентабельность. Прочие затраты, подлежащие учету, включают: затраты на закупку кормов (кроме концентратов), удобрений, распылителей, семян, а также другие переменные затраты, связанные с содержанием молочного стада (подстилки, лекарства, ветеринарные услуги и т. д.).

• Трудовые издержки – Учет трудовых издержек, особенно связанных с земледелием, требует очень много времени. Однако в молочном хозяйстве этот учет вести проще, и мы рекомендуем это делать.

• Затраты на технику и оборудование – Если существует необходимость отслеживать какое-то определенное оборудование, мы рекомендуем вести учет его амортизации, ремонта и потребления топлива.

Общую оценку результатов деятельности молочного хозяйства можно проводить, используя ряд экономических показателей. Информация для соответствующего расчета берется из отчета о прибылях и убытках и бухгалтерского баланса. Наиболее распространенными показателями являются следующие:

• Рентабельность – Индивидуальные цели определяют то, как будет выражаться рентабельность и какой уровень рентабельности считается достаточным. Однако стадо должно быть рентабельным и в долгосрочной перспективе для выживания бизнеса. Общими показателями общей рентабельности являются управленческий и инвестиционный доход (УИД) и чистый фермерский доход (ЧФД). УИД представляет собой вознаграждение управленческому персоналу и прибыль на капитал, инвестированный в ферму. ЧФД – это УИД минус стоимость неоплаченного труда.

• Собственный капитал – Этот показатель отражает долгосрочную стабильность хозяйства и обычно выражается в процентах (Собственный капитал (%) = (Чистый капитал владельца/Общая стоимость активов) x 100). Поддержание относительно высокого уровня собственного капитала необходимо для покрытия затрат убыточных периодов.

• Ликвидность – Способность предприятия отвечать по своим обязательствам (погашать векселя и т. д.) зависит от суммы имеющихся наличных средств. Эта способность выражается как коэффициент ликвидности, который отражает отношение ликвидных активов (например денежных средств) к текущим обязательствам, и, по возможности, должен составлять 1:1.

В качестве дополнения к общему анализу хозяйства и для получения более полного представления о рентабельности данного предприятия можно использовать анализ валовой маржи. В примере ниже мы рассматриваем молочное хозяйство. Основными статьями доходов и расходов, взятыми из данных финансового учета для анализа рентабельности молочного хозяйства, являются следующие (на одну корову):

1. Стоимость произведенного молока (реализованное молоко плюс использованное для собственных и хозяйственных нужд)
2. Стоимость выбраковки
3. Стоимость замен
4. Стоимость телят (проданных и оставленных)
5. Стоимость концентратных кормов
6. Стоимость прочих приобретенных кормов
7. Прочие переменные затраты (кроме кормов)
8. Переменные затраты, связанные с кормами
9. Трудовые затраты
10. Затраты на строительство за год

Сюда входят и другие виды затрат, но вышеперечисленные затраты являются самыми существенными. В некоторых случаях и в некоторых периодах целесообразно включать сюда, например, затраты на консервацию. Однако затраты, связанные с учетом, всегда необходимо сравнивать со стоимостью информации. Оценивая предприятие, сначала рассчитайте следующие показатели на основе вышеприведенных доходов и затрат:

Эти показатели затем можно сравнить с показателями прошлых лет и показателями других молочных хозяйств. Таким способом возможно определить сильные и слабые аспекты вашего предприятия.

В качестве примера можно провести дальнейшее исследование стоимости производства молока. Это потребует расчета двух величин, из которых выводится этот показатель: выход молока на одну корову и цена одного литра молока. Первый из них можно будет проанализировать на основе надоя за лактацию и среднего интервала между отелами, а второй – на основе оценки фактора сезонности, качества молока и других бонусов. Аналогичную процедуру можно выполнить для каждого вида доходов и затрат, которые нас интересуют.

В качестве дополнения к таблице ниже мы включаем ряд целевых показателей. Они приведены в качестве примера и могут периодически корректироваться. Однако постановка и достижение целевых показателей обычно является эффективным способом улучшения результатов деятельности. Постоянный учет и фиксирование фактических результатов развивает у большинства людей «конкурентный инстинкт», который побуждает их к более эффективным действиям, более высоким результатам и т. д.